Spis treści
Faktury są ważnym dokumentem, który poświadcza w księgowości dokonaną transakcję. Obecnie wystawianie faktur odbywa się poprzez różne programy, jednak warto wiedzieć, że wraz z rokiem 2026 firmy zostaną obłożone obowiązkiem rejestracji do Krajowego Systemu e-Faktur.
Czym są faktury?
Zanim skupimy się na głównym temacie jakim są faktury online oraz na zmianach czekających w obrębie przepisów dotyczących wystawiania dokumentów finansowych, warto wcześniej wyjaśnić, czym w ogóle jest faktura.
Faktury to dokumenty finansowe, które zawierają szczegóły transakcji handlowych takich jak koszt produktu/usługi, ilość, wysokość podatku oraz dane kupującego i sprzedającego. Są używane do potwierdzenia i śledzenia płatności za produkty lub usługi. Polska należy do krajów, w którym fakturę wystawia się uzupełnioną o informacje dotyczące wysokości podatku VAT ustalaną przez prawo podatkowe.
Obowiązek wystawiania dokumentów kosztowych obejmuje każdego podatnika. Stanowią one dowód poświadczający wystąpienie transakcji. Na takim dokumencie mamy zawarte wszelkie najważniejsze dane, dające jasny obraz wykonanej usługi lub sprzedaży, która dzięki temu może zostać zweryfikowana. Informacje te trafiają potem do księgowości, a ona, na ich podstawie uwzględnia szczegóły rozliczenia rocznego.
Jak wygląda wystawienie faktury online?
Obecnie istnieją trzy możliwości wystawiania faktur, które może wprowadzić sprzedawca lub usługodawca:
- faktura papierowa
- faktura elektroniczna (np. dokument w formacie PDF lub XML)
- faktura elektroniczna ustrukturyzowana
Biorąc pod uwagę zmiany, jakie czekają przedsiębiorców coraz więcej osób decyduje się w pełni przechodzić na systemy online. Faktura online jest prawnie postrzegana na równi z fakturami papierowymi, które powoli zaczynają znikać z użytku.
Przygotowując swoje przedsiębiorstwo na przejście do sytemu fakturowania online musimy przede wszystkim skupić się na tej funkcji programu, która najbardziej będzie przydatna, czyli możliwości sprawnej pracy. Wystawianie faktur przez programy nie jest trudne, ponieważ przygotowane pod to zadanie narzędzia są bardzo intuicyjne i co ważne, w pełni bezpieczne dla danych.
Wystawianie faktur online za pomocą dedykowanych programów to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców. Takie oprogramowanie umożliwia tworzenie profesjonalnych dokumentów finansowych z łatwością, bez potrzeby manualnego wypełniania każdego pola. Dzięki funkcjom automatyzacji, można szybko generować faktury z danymi klientów i produktów, obliczać podatki oraz monitorować status płatności.
Wystawiaj faktury korzystając z prostego programu, który pomoże Ci wykonywać obowiązki przedsiębiorcy.
Zalety programów dla wystawiania dokumentów kosztowych
Program do faktur online został opracowany w ten sposób by zmniejszyć nakład pracy, jaki musimy poświęcić na wykonywanie dokumentacji. Przykładem udogodnienia jest możliwość generowania dokumentów poprzez opieranie się na danych zawartych w systemie. Stworzona przez użytkownika baza kontrahentów pomoże programowi wystawiać nawet faktury cykliczne.
Dodatkowo, programy często oferują funkcje śledzenia zapłat i przypominania o zaległych płatnościach, co ułatwia zarządzanie finansami i poprawia płynność gotówkową firmy. Korzystanie z dedykowanych programów do fakturowania online pozwala również na bezpieczne przechowywanie dokumentów w bazie systemowej, zwiększając tym dostępność do nich oraz zapewniając ochronę przed utratą danych.
Wybierając profesjonalny program do faktur online wystawisz odpowiednio opracowany dokument i dzięki temu będziesz mógł uniknąć wielu błędów. Program do tworzenia faktury VAT to efektywne narzędzie, które usprawnia proces księgowy i pozwala skupić się na rozwoju biznesu.
KSeF - czym jest i od kiedy obejmuje firmy?
Na ten moment to jeszcze podatnik decyduje o tym, jaki chce używać program do wystawiania dokumentów kosztowych. Jednak wraz z rokiem 2026 oraz pełnym wprowadzeniem systemu KSeF czynności te zostaną bardziej ustrukturyzowane.
Faktury ustrukturyzowane będą tworzone poprzez użycie programu kompatybilnego z systemem Krajowego Systemu e-Faktur. Po sprzedaży podatnik będzie łączył się w systemem w celu zarejestrowania faktury. KSeF nada jej odpowiedni numer, a następnie prześle do nabywcy. W równie szybki sposób nabywca będzie mógł ją uzyskać niemal jednym kliknięciem poprzez zalogowanie się do systemu.
System nie tylko ujednolica sposób przesyłania faktur, ale też jest dogodnym narzędziem, dzięki któremu będziemy mieć swobodny dostęp do przechowywanych dokumentów. Jego funkcjonalność pozwoli na lepsze i dokładniejsze weryfikacje oraz analizy. Jego wielką zaletą jest wspierający system powiadamiania informujący o każdej zmianie w statusie faktury.
Ostatecznym terminem, w którym należy się zarejestrować do systemu KSeF jest 01.02.2026 dla podatników o obrocie ponad 200 mln zł oraz 01.04.2026 dla pozostałych podatników VAT.
Jak widać obowiązek wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur będzie obejmował każdego przedsiębiorcę. Poszukując odpowiedniego narzędzia pracy warto wybrać taki program do faktur, który umożliwia wystawianie dokumentów poprzez KSeF.
