Przyjazna przestrzeń – klucz do sukcesu eventu branżowego!

Wymiana doświadczeń, prezentacja dokonań i możliwości oraz nawiązywanie nowych, ciekawych kontaktów to główne motory napędowe sukcesu w biznesie, dlatego konferencje i eventy branżowe okazują się bardzo ważne na drodze do wzrostu i rozwoju firm. Jednym z kluczowych czynników decydujących o powodzeniu konferencji jest odpowiedni dobór miejsca, w którym ma się odbyć.

W centrum miasta czy na łonie natury? LOKALIZACJABy odpowiednio wybrać i dookreślić współrzędne geograficzne, w jakich chcielibyśmy zrealizować swój event branżowy, trzeba oczywiście zastanowić się nad jego charakterem i nad potrzebami naszych gości. Położenie obiektu w pobliżu atrakcji turystycznych w pięknym, zadbanym otoczeniu, które ma wiele do zaoferowania, jeśli chodzi o zagospodarowanie czasu wolnego, bardzo korzystnie wpływa na postrzeganie naszej konferencji zarówno przez jej uczestników, jak i przez zewnętrznych obserwatorów. Troska o komfort i rozrywkę uczestników także „po godzinach” stanowi zawsze wielki atut organizatora konferencji. Przede wszystkim jednak należy mieć na uwadze względy logistyczne – możliwości dojazdu na miejsce wydarzenia, odległość od portów lotniczych czy dworców kolejowych itp.Co okazuje się najważniejsze dla klientów? Paweł Feliszek, który w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels w Polsce zajmuje się kontaktami z klientami międzynarodowymi, uważa, że lokalizacja obiektu ma ogromny wpływ na sukces wydarzenia: - W moim sektorze istotnym elementem jest centralna lokalizacja. Większość Klientów międzynarodowych organizuje konferencje kilkudniowe, a co za tym idzie, chcą pokazać swoim Gościom jak najwięcej atrakcji w danym mieście. Centralna lokalizacja stanowi świetną bazę wypadową na zwiedzanie okolicznych atrakcji turystycznych – podpowiada. Na co zwrócić szczególną uwagę? - Goście muszą mieć możliwość łatwego dostępu do obiektu. Jeśli są to Goście lokalni, to kluczowa będzie dostępność komunikacji miejskiej i/ lub dostępność parkingu. Jeśli goście są spoza miasta, w którym odbywa się konferencja, to odległość od stacji kolejowej i/ lub parking. Przy dłuższych niż jednodniowe konferencjach istotne są również atrakcje znajdujące się poza hotelem. Po zakończonej konferencji Goście bardzo często chcą odkrywać miasto, w którym konferencja się odbywa. Warto też zadbać o to, żeby w okolicy obiektu było aktywne życie nocne. Osoby uczestniczące w konferencjach czy szkoleniach nie chcą spędzać całego swojego czasu w obiekcie i bardzo chętnie integrują się poza murami miejsca, gdzie spotkanie się odbywa.Paulina Kalinowska, w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi, dodaje: - W naszej sieci posiadamy obiekty, w których istnieje możliwość zorganizowania eventu także na świeżym powietrzu, mimo położenia w samym centrum miasta, jak np. Novotel Warszawa Airport, Novotel Poznań Malta czy Novotel Gdańsk Centrum.Zatem, jak zapowiadaliśmy, „w centrum miasta, na łonie natury” okazuje się osiągalne. Liczy się WNĘTRZESamo położenie obiektu to jednak nie wszystko. Prawdziwą sztuką jest bowiem wybór takiego miejsca, które będzie wszechstronnie funkcjonalne – a więc opisane przed chwilą zalety swej lokalizacji połączy z atrakcyjnym estetycznie i ergonomicznym wnętrzem. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na mobilność i elastyczność infrastruktury obiektu konferencyjnego. Niezwykle ważna wydaje się możliwość dowolnej aranżacji sali, tj. zmiany wielkości i układu sali czy ustawienia krzeseł i foteli. To kwestia szczególnie istotna w przypadku spotkań niestandardowych, o których mówi Paulina Kalinowska: - Chodzi tu głównie o eventy skupiające się na prezentacji i promocji nowych produktów. Może to być np. wprowadzenie samochodu do sali konferencyjnej w przypadku branży motoryzacyjnej. Odpowiednimi do takich celów salami dysponują m.in. hotele Novotel Warszawa Airport czy Sofitel Warsaw Victoria. Standardem niewymagającym dodatkowego komentarza stała się już całoroczna klimatyzacja sali. Należy także sprawdzić, czy sale konferencyjne zapewniają łatwy i wygodny dostęp do toalet dostosowanych do potrzeb osób doświadczających niepełnosprawności. Niezwykle ważna jest ponadto dobra organizacja przestrzeni przeznaczonej na przerwy kawowe czy obiadowe. Chaos przy spożywaniu gorących napojów może nie tylko zrujnować ogólne dobre wrażenie, ale i doprowadzić do tragedii... Równie istotnym czynnikiem okazuje się oświetlenie. Sala konferencyjna powinna być jasna, ale jednocześnie jak najbardziej naturalna. Sztuczne światło w dużym natężeniu spowodować może bowiem szybkie zmęczenie i znużenie uczestników konferencji. Dla klientów liczy się także możliwość szybkiego i sprawnego zaciemnienia sali – eventy branżowe nieodłącznie wiążą się przecież z wyświetlaniem prezentacji multimedialnych czy spotów reklamowych. Efekt sali kinowej jest więc jak najbardziej pożądany. A jeśli kino – to i dobra akustyka. Odpowiednie nagłośnienie ma ogromne znaczenie dla powodzenia naszego eventu.Skoro mowa o multimediach – ogólnodostępne w konferencyjnych obiektach stają się coraz bardziej nowoczesne technologie. - W dzisiejszych czasach „must have” każdej sali konferencyjnej jest bezpłatne wi-fi czy stałe łącze przewodowe, ekran, nagłośnienie wraz z mikrofonem, rzutnik multimedialny czy flipchart – podpowiada Paulina Kalinowska. Do powszechnego użycia wchodzą też m.in. sterowanie wyposażeniem sali przez aplikację mobilną czy możliwość udostępniania multimediów z urządzenia centralnego bezpośrednio do urządzeń zewnętrznych obsługiwanych przez uczestników konferencji. Warto śledzić trendy na tym polu i zaskakiwać gości swoich wydarzeń technicznymi nowinkami – w ten sposób możemy skutecznie zaskarbić sobie ich życzliwość.Przy wybieraniu obiektu konferencyjnego należy więc przede wszystkim jasno określić swoje priorytetowe potrzeby. Warto także zwracać uwagę na detale mogące stanowić uatrakcyjnienie spotkania. Odpowiednia decyzja na tym polu może zaważyć o sukcesie naszego eventu.Powodzenia!Paulina Kalinowska w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels w Polsce odpowiedzialna jest za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. W branży MICE obecna od ponad 8 lat.Paweł Feliszek reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce. Odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi. W branży eventowej obecny od ponad 8 lat.