Przerwa kawowa wpływa na rytm całego wydarzenia. Daje uczestnikom czas na odpoczynek i rozmowy, a organizatorowi pozwala przygotować salę do kolejnej części programu. Aby spełniła swoją funkcję, trzeba odpowiednio zaplanować jej długość, menu, liczbę stanowisk, wyposażenie i obsługę. Jak zorganizować przerwę kawową na evencie?
Od czego zacząć planowanie przerwy kawowej?
Organizację należy rozpocząć od zebrania informacji, które pozwolą przygotować brief dla obiektu lub firmy cateringowej. Najważniejsze są:
-
liczba uczestników i obsługi,
-
godzina oraz długość przerwy,
-
miejsce ustawienia cateringu,
-
dostęp do prądu i bieżącej wody,
-
liczba zaplanowanych przerw,
-
preferencje żywieniowe uczestników,
-
sposób podawania napojów i przekąsek,
-
zakres pracy obsługi,
-
budżet na jedną osobę.
Warto również ustalić, kto odpowiada za przygotowanie strefy, uzupełnianie produktów, porządkowanie naczyń i sprzątanie po przerwie. Jeśli zadania są podzielone między obiekt, catering i organizatora, ich zakres powinien zostać zapisany w zamówieniu.
Jak dobrać długość przerwy do liczby uczestników?
Długość przerwy należy ustalić z uwzględnieniem liczby uczestników, układu obiektu oraz wydajności stanowisk cateringowych. Goście potrzebują czasu nie tylko na odebranie napoju i przekąski, ale również na przejście z sali, skorzystanie z toalety oraz krótką rozmowę. Im większa liczba uczestników, tym ważniejsze staje się przygotowanie kilku punktów z kawą i herbatą, które ograniczą kolejki.
Jak zaplanować liczbę napojów i przekąsek?
Po ustaleniu liczby uczestników i harmonogramu przerw można określić zakres zamówienia cateringowego. Należy uwzględnić nie tylko gości, ale również prelegentów, organizatorów, obsługę techniczną i przedstawicieli partnerów. Warto także przewidzieć niewielki zapas na wypadek większej frekwencji lub zmiany deklaracji żywieniowych.
Przy wydarzeniu całodniowym menu należy rozłożyć pomiędzy kolejne przerwy. Rano można zaproponować kawę, herbatę i ciastka, natomiast w późniejszych godzinach również bardziej sycące przekąski np. kanapki. Woda powinna pozostawać dostępna przez cały czas trwania konferencji.
Jak zwiększyć widoczność marki w strefie kawowej?
Strefa kawowa może być częścią oprawy wizualnej wydarzenia, ale nie powinna przypominać kolejnego stoiska reklamowego. Zamiast powtarzać logo na każdej powierzchni, warto wybrać kilka elementów, które uczestnicy zauważą podczas korzystania ze strefy. Mogą to być tabliczki z menu, oznaczenia stołów lub serwetki z nadrukiem. Naturalnym uzupełnieniem takiej aranżacji są kubki reklamowe oznaczone logo albo krótkim hasłem wydarzenia. Uczestnicy korzystają z nich podczas rozmów, dlatego znak marki pozostaje widoczny bez wprowadzania dodatkowych materiałów promocyjnych. Jeśli dodatkowo kubki zostaną wręczone gościom po spotkaniu, będą również pełnić funkcję praktycznej pamiątki z konferencji.
Jak wykorzystać przerwę kawową do rozmów biznesowych?
Podczas konferencji czy szkolenia przerwa jest ważnym momentem na networking. Strefa nie powinna być więc wyłącznie punktem odbioru kawy. Konieczne jest również zapewnienie miejsca, w którym uczestnicy mogą zatrzymać się na rozmowę, wymienić kontakty lub spotkać z przedstawicielem partnera wydarzenia.
Organizator może wyznaczyć stoliki tematyczne, strefę spotkań z prelegentami albo punkt przeznaczony na wcześniej umówione rozmowy. Oznaczenia powinny być dyskretne i czytelne. Zbyt głośna muzyka, ciasne ustawienie stolików i nadmiar materiałów promocyjnych utrudniają prowadzenie rozmów.
