Spis treści
- Jak zacząć planowanie szkolenia lub konferencji w Poznaniu?
- Dobór sali w Poznaniu do liczby osób, układu i programu wydarzenia
- Centrum Poznania czy obiekt dalej od głównych punktów miasta?
- Catering, przerwy kawowe i technika, które wpływają na odbiór wydarzenia
- Kiedy w Poznaniu opłaca się wybrać obiekt z noclegiem?
- Jak porównać oferty sal konferencyjnych w Poznaniu i napisać zapytanie, które daje konkretną odpowiedź?
Jak zacząć planowanie szkolenia lub konferencji w Poznaniu?
Organizacja szkolenia firmowego w Poznaniu zaczyna się nie od wyboru sali, ale od doprecyzowania celu wydarzenia, liczby uczestników, profilu grupy i tego, czy ma to być krótki briefing, warsztat całodniowy, konferencja z prezentacjami czy spotkanie dwudniowe z noclegiem. Inaczej planuje się wydarzenie dla handlowców pracujących w małych grupach, a inaczej konferencję dla kilkudziesięciu osób z rejestracją, przerwami i częścią networkingową.
Przy szkoleniu dla 10–20 osób zwykle wystarcza jedna sala z wygodnym stołem roboczym, ekranem i dobrym tempem obsługi, a budżet na salę najczęściej mieści się w przedziale 80–150 zł netto za godzinę albo 450–800 zł netto za dzień. Warsztat całodniowy dla 15–30 osób wymaga już lepszego układu stołów, miejsca na materiały i swobodnej pracy trenera. W takich przypadkach ważniejsze od maksymalnej pojemności są układ szkolny, układ podkowy i przestrzeń na krótką przerwę kawową.
Szkolenie dla 30–50 osób zwykle oznacza koszt sali rzędu 700–1200 zł netto za dzień, a przy konferencji dla ponad 50 uczestników budżet rośnie najczęściej do 1200–2500 zł netto za dzień konferencyjny. Do tego dochodzą przerwy kawowe w widełkach 25–55 zł netto za osobę i lunch w przedziale 55–120 zł netto za osobę. Jeżeli agenda obejmuje prelekcje, sesję pytań i część nieformalną, trzeba od razu uwzględnić nie tylko samą salę, ale też miejsce na rejestrację, catering i przejścia między blokami programu.
Przy wydarzeniu dwudniowym z noclegiem punktem odniesienia staje się nie tylko sala, ale cały układ dnia: przyjazd gości, kolacja, poranne rozpoczęcie i możliwość zakwaterowania na miejscu. W takim scenariuszu warto analizować obiekty takie jak Hotel Palazzo Rosso Old Town*** albo ibis Poznań Stare Miasto**, bo nocleg zmniejsza ryzyko spóźnień i ułatwia start wydarzenia od rana. Sam wynajem sali przy takim formacie to zwykle 1700–3200 zł netto za salę i dzień, a nocleg ze śniadaniem najczęściej mieści się w przedziale 180–320 zł brutto za osobę.
Już na etapie pierwszego planu warto rozpisać agendę, godziny montażu, układ sali, potrzebny sprzęt, zakres cateringu, wymogi dotyczące noclegu, lokalizacji, dojazdu i ewentualnej obsługi technicznej. Przy małym szkoleniu w centrum praktycznym przykładem może być Schoeps Residence****, a przy większym wydarzeniu z kilkoma równoległymi potrzebami organizacyjnymi rozsądniej patrzeć na obiekt w skali Rezydencja Solei***, gdzie liczba sal daje większą elastyczność.
Dobór sali w Poznaniu do liczby osób, układu i programu wydarzenia
Najczęstszy błąd przy wyborze sali polega na patrzeniu wyłącznie na maksymalną pojemność. Dla szkolenia liczy się również to, czy uczestnicy pracują przy stołach, czy potrzebują przestrzeni warsztatowej, czy planowana jest rejestracja oraz gdzie odbędą się przerwy kawowe.
Przy grupie 10–20 osób dobrze działa kameralna sala, szczególnie gdy wydarzenie nie wymaga równoległych sesji. Warsztat dla 15–30 osób potrzebuje już wygodnego ustawienia stołów i miejsca dla prowadzącego, a konferencja powyżej 50 osób wymaga nie tylko układu teatralnego, ale też zapasu przestrzeni na wejście uczestników i obsługę programu.
Rezydencja Solei*** (61 855 73 51)
Rezydencja Solei*** przy ul. Szewska 2 oferuje 3 sale, a największa z nich, Sala Górna, ma 168 m2 i mieści do 120 osób. Do dyspozycji są także Sala Dolna 83 m2 dla 60 osób oraz Sala Business 19 m2 dla 20 osób, co pozwala rozdzielić część główną, warsztatową i zaplecze organizacyjne. Obiekt leży 0,81 km od centrum Poznania, ma zaplecze noclegowe z 44 miejscami, a budżetowo można przyjąć 1200–2200 zł netto za dzień dla większej sali i 700–900 zł netto dla mniejszego szkolenia.
Praktycznie to dobry wybór dla szkolenia 30–50 osób, warsztatu w układzie szkolnym albo konferencji w układzie teatralnym do około 100–120 uczestników. Atutem jest możliwość wydzielenia osobnej przestrzeni na rejestrację lub pracę grup roboczych, a ograniczeniem pozostaje to, że przy pełnej frekwencji największej sali nocleg na miejscu nie obejmie wszystkich uczestników.
Schoeps Residence**** (515 065 166)
Schoeps Residence**** przy ul. Kramarska 9 dysponuje 1 salą, a wskazana przestrzeń spotkań to Winiarnia o powierzchni 30 m2 i pojemności do 25 osób. Obiekt znajduje się 0,69 km od centrum Poznania, zapewnia nocleg dla 20 osób i dobrze wpisuje się w budżet małego szkolenia na poziomie 450–800 zł netto za dzień albo 80–140 zł netto za godzinę. Skala miejsca naturalnie wspiera krótkie szkolenia, spotkania zarządcze i warsztaty bez dużej części konferencyjnej.
To sensowna opcja dla grupy 10–20 osób w układzie szkolnym, podkowie albo przy stole warsztatowym, szczególnie gdy ważna jest kameralna atmosfera. Organizacyjnie ograniczeniem jest jedna sala, więc obiekt najlepiej sprawdzi się tam, gdzie nie ma równoległych sesji, rozbudowanej rejestracji ani większej strefy cateringowej.
Centrum Poznania czy obiekt dalej od głównych punktów miasta?
Lokalizacja wpływa bezpośrednio na frekwencję, punktualność i komfort uczestników. W Poznaniu szczególnie dobrze widać różnicę między obiektem położonym bardzo blisko centrum a miejscem, które daje większą skalę lub nocleg, ale wymaga dokładniejszego zaplanowania przyjazdu.
Dla uczestników spoza miasta duże znaczenie ma to, czy po zakończeniu spotkania można wygodnie dojść do restauracji, wrócić do hotelu albo kontynuować networking bez dodatkowych przejazdów. Przy wydarzeniach jednodniowych centrum zwykle ogranicza liczbę spóźnień, natomiast przy spotkaniach dłuższych i większych bardziej opłacalna bywa lokalizacja z większym zapleczem na miejscu.
Hotel Palazzo Rosso Old Town*** (+48 732 431 366)
Hotel Palazzo Rosso Old Town*** przy ul. Gołębia 6 leży 0,58 km od centrum Poznania i ma 3 sale o maksymalnej pojemności 40 osób. Największa przestrzeń, Bar a Boo, ma 60 m2 dla 40 uczestników, a uzupełniają ją Cafe w Filiżance 45 m2 dla 30 osób oraz Sala biznesowa 28 m2. Dzięki 90 miejscom noclegowym obiekt dobrze obsługuje szkolenia i małe konferencje z gośćmi przyjezdnymi, a orientacyjny koszt sali to 700–1200 zł netto za dzień.
Logistycznie wygrywa wtedy, gdy ważna jest bliskość śródmieścia, restauracji i wieczornego networkingu po wydarzeniu. Przy lokalizacji w centrum bardziej realnym scenariuszem jest korzystanie z parkingów miejskich w okolicy niż z rozbudowanego parkingu przy samym obiekcie, dlatego to rozwiązanie najlepiej działa dla uczestników przyjeżdżających koleją, taksówką lub komunikacją miejską.
ibis Poznań Stare Miasto** (+4861 858 44 00)
ibis Poznań Stare Miasto** przy ul. Kazimierza Wielkiego 23 znajduje się 1,2 km od centrum Poznania i oferuje 3 sale do maksymalnie 40 osób. Największy układ to połączona sala Malta+Rusałka 50 m2 dla 40 osób, a dwie mniejsze sale mają po 25 m2 i mieszczą po 25 osób. Obiekt posiada rozbudowane zaplecze noclegowe z 292 miejscami, a wynajem sali można budżetować na poziomie 650–1100 zł netto za dzień.
To dobry wariant dla firm, które chcą połączyć szkolenie z noclegiem większej grupy, nawet jeśli sama część konferencyjna ma skalę bardziej kameralną. W praktyce lokalizacja nieco dalej od ścisłego centrum bywa wygodniejsza dla uczestników przyjeżdżających samochodem i dla zespołów planujących pobyt na miejscu, choć po zakończeniu spotkania mniej korzysta się tu z typowo staromiejskiego zaplecza restauracyjnego.
Catering, przerwy kawowe i technika, które wpływają na odbiór wydarzenia
Sama sala nie wystarcza, jeśli uczestnicy mają spędzić na miejscu pół dnia albo cały dzień. Przy szkoleniu w Poznaniu standardem stają się dziś poranna przerwa kawowa, popołudniowa przerwa kawowa, woda na stołach i lunch, a przy wydarzeniach dwudniowych także kolacja lub przynajmniej wygodny dostęp do restauracji.
Kosztowo podstawowa przerwa kawowa zwykle mieści się w przedziale 25–40 zł netto za osobę, rozszerzona w widełkach 40–70 zł netto za osobę, a lunch konferencyjny najczęściej kosztuje 55–120 zł netto za osobę. W praktyce dla grupy 30 osób różnica między samą salą a pełnym pakietem dnia potrafi zwiększyć budżet o ponad 2500–4000 zł netto, dlatego już na początku warto patrzeć na całkowity koszt wydarzenia, a nie tylko na stawkę za wynajem.
Znaczenie ma też zaplecze techniczne: projektor, ekran, nagłośnienie, mikrofony, flipchart, Wi‑Fi, przedłużacze, klimatyzacja i możliwość zaciemnienia sali. Obsługa techniczna to zwykle 150–500 zł netto za wydarzenie, dodatkowy mikrofon albo nagłośnienie 100–350 zł netto, a pakiet z ekranem, projektorem i flipchartem najczęściej mieści się w przedziale 0–250 zł netto, zależnie od standardu obiektu. Jako punkty odniesienia dobrze wypadają tu Rezydencja Solei***, Hotel Palazzo Rosso Old Town*** i ibis Poznań Stare Miasto**, bo łączą część salową z zapleczem pobytowym.
ibis Poznań Stare Miasto** przy ul. Kazimierza Wielkiego 23 ma 3 sale, a największa przestrzeń to 50 m2 dla 40 osób. Obiekt z noclegiem dla 292 osób dobrze działa przy szkoleniach, gdzie potrzebny jest prosty catering dzienny i zaplecze hotelowe w jednym miejscu. Orientacyjnie sala kosztuje 650–1100 zł netto za dzień, a pakiet z przerwą kawową i lunchem można liczyć od około 145–210 zł netto za osobę. To rozsądny wybór, gdy liczy się prostota organizacyjna i zapas miejsc noclegowych dla większego zespołu.
Hotel Palazzo Rosso Old Town*** przy ul. Gołębia 6 oferuje 3 sale do 40 osób, z największą salą 60 m2. Skala obiektu sprzyja szkoleniom z serwisem kawowym, lunchem i krótszym networkingiem, szczególnie gdy uczestnicy mają zostać w centrum Poznania także po zakończeniu części formalnej. Budżet wynajmu sali to zwykle 700–1200 zł netto za dzień, a pakiet konferencyjny z cateringiem można przyjąć na poziomie 160–230 zł netto za osobę. Taki układ dobrze sprawdza się tam, gdzie technika ma wspierać spotkanie, a nie dominować nad kameralnym charakterem wydarzenia.
Kiedy w Poznaniu opłaca się wybrać obiekt z noclegiem?
Nocleg warto uwzględnić nie tylko przy klasycznej konferencji, ale też przy szkoleniu dwudniowym, akademii sprzedażowej, warsztatach trenerskich czy zjeździe firmowym z kolacją. W praktyce decydują o tym trzy rzeczy: liczba uczestników spoza Poznania, godzina rozpoczęcia wydarzenia następnego dnia i to, czy agenda kończy się późnym popołudniem lub wieczorem.
Hotel Palazzo Rosso Old Town*** przy ul. Gołębia 6 dysponuje 3 salami o maksymalnej pojemności 40 osób oraz 90 miejscami noclegowymi. Obiekt leży 0,58 km od centrum Poznania, co ułatwia połączenie części konferencyjnej z kolacją i spotkaniami po wydarzeniu bez dodatkowej logistyki. Wynajem sali można planować w widełkach 700–1200 zł netto za dzień, a nocleg ze śniadaniem realnie budżetować na poziomie 220–320 zł brutto.
Przy szkoleniu dla 20–40 osób liczba miejsc noclegowych jest większa niż pojemność największej sali, więc cały zespół może zwykle zostać w jednym obiekcie. To bardzo wygodny wariant dla wydarzeń zaczynających się rano albo kończących kolacją, bo nie trzeba rozdzielać uczestników między salą, hotelem i dodatkowymi lokalizacjami.
Rezydencja Solei*** przy ul. Szewska 2 ma 3 sale, największą dla 120 osób, oraz 44 miejsca noclegowe. Odległość od centrum Poznania to 0,81 km, więc obiekt nadal pozostaje wygodny logistycznie, a jednocześnie daje większą skalę części konferencyjnej niż typowy kameralny hotel. Koszt sali to zwykle 1200–2200 zł netto za dzień, a nocleg ze śniadaniem można przyjąć orientacyjnie na poziomie 200–290 zł brutto.
Tu nocleg ma największy sens przy szkoleniach dla 40–70 osób, bo wtedy sporą część grupy można zakwaterować na miejscu i zachować spójny przebieg wydarzenia. Przy pełnej konferencji na 100–120 osób liczba miejsc noclegowych jest mniejsza niż pojemność sali, więc część uczestników trzeba rozmieścić poza obiektem, ale dla średnich wydarzeń to nadal bardzo praktyczny model.
Jak porównać oferty sal konferencyjnych w Poznaniu i napisać zapytanie, które daje konkretną odpowiedź?
Najniższa cena sali rzadko oznacza najniższy koszt całego wydarzenia. Sensowne porównanie obejmuje liczbę uczestników, datę i godziny wydarzenia, czas montażu, układ sali, pojemność w ustawieniu teatralnym i szkolnym, powierzchnię, liczbę dostępnych sal, koszt netto i brutto, parking, catering, sprzęt, obsługę techniczną, noclegi oraz lokalizację względem centrum Poznania.
Dobrze przygotowane zapytanie powinno od razu opisywać, czy wydarzenie ma charakter szkoleniowy, warsztatowy czy konferencyjny, ilu będzie uczestników, jaki ma być układ sali i w jakich godzinach obiekt ma być dostępny. Im precyzyjniej wpisany jest zakres cateringu, potrzeba noclegów, oczekiwania dotyczące sprzętu i budżet netto albo brutto, tym łatwiej dostać ofertę nadającą się do realnego porównania, a nie tylko ogólny cennik.
W praktyce najlepiej przeliczyć koszt dnia na jednego uczestnika i dopiero wtedy zestawić warianty. Różnice między salą w centrum, obiektem z większą liczbą miejsc noclegowych a kameralnym miejscem warsztatowym szybko stają się czytelne, gdy do ceny sali doliczy się przerwy, lunch i ewentualny nocleg.
- Mała sala szkoleniowa w stylu Schoeps Residence**** dla 20 osób: wynajem około 700 zł netto za dzień, przerwa kawowa 35 zł netto za osobę, lunch 75 zł netto za osobę, razem około 2900 zł netto, czyli 145 zł netto za uczestnika. To dobry wariant dla warsztatu jednodniowego bez rozbudowanej rejestracji.
- Średnie szkolenie w Hotel Palazzo Rosso Old Town*** dla 30 osób: sala około 950 zł netto za dzień, przerwa kawowa 40 zł netto za osobę, lunch 80 zł netto za osobę, razem około 4550 zł netto, czyli około 152 zł netto za uczestnika. Ten model wygrywa lokalizacją w centrum i wygodą dla gości nocujących.
- Szkolenie lub mała konferencja w Rezydencja Solei*** dla 60 osób: sala około 1600 zł netto za dzień, przerwa kawowa 35 zł netto za osobę, lunch 85 zł netto za osobę, razem około 8800 zł netto, czyli około 147 zł netto za uczestnika. To sensowny wariant, gdy potrzebna jest większa pojemność i kilka stref pracy.
- Wydarzenie dwudniowe w ibis Poznań Stare Miasto** dla 40 osób z noclegiem: sala około 1000 zł netto za dzień, dwa serwisy kawowe i lunch około 170 zł netto za osobę dziennie, nocleg ze śniadaniem około 220 zł brutto, co daje łącznie około 13 200 zł za dwa dni i jedną noc, czyli około 330 zł na uczestnika za dzień pobytu. Ten układ jest praktyczny dla zespołów przyjeżdżających z różnych miast.
Dla małej grupy najlepiej sprawdza się kameralna sala szkoleniowa z prostym cateringiem i centralną lokalizacją. Dla wydarzeń od 30 do 60 osób bardziej opłacalna bywa większa sala konferencyjna z możliwością elastycznego ustawienia i oddzielenia części roboczej od przerw. Z kolei przy szkoleniu dwudniowym, zjeździe firmowym albo konferencji z uczestnikami spoza Poznania najwygodniejszy organizacyjnie będzie hotel lub obiekt z noclegiem, bo ogranicza przejazdy i porządkuje cały harmonogram wydarzenia.
Autor: Paulina Szymańska
Źródła
- Rezydencja Solei*** – http://www.hotel-solei.pl/
- Schoeps Residence**** – https://schoepsresidence.pl/
- Hotel Palazzo Rosso Old Town*** – https://www.palazzo-rosso.pl/hotel/sale-konferencyjne
- ibis Poznań Stare Miasto** – https://www.all.accor.com
