1. Klasyczne gadżety - kubek, koszulka i inne sprawdzone pamiątki
Najprostszym i najbardziej oczywistym pomysłem na prezent dla uczestników konferencji lub zjazdu pozostają tradycyjne gadżety. Kubek z logo wydarzenia, koszulka, torba materiałowa, notes, długopis czy bidon są łatwe do zamówienia, można je przygotować w dużej liczbie egzemplarzy i bez problemu wręczyć podczas rejestracji albo zakończenia spotkania.
Ich zaletą jest także możliwość umieszczenia na nich identyfikacji wizualnej konferencji, daty wydarzenia lub nazwy organizatora. Dzięki temu jeszcze długo po powrocie do domu przypominają o uczestnictwie w spotkaniu. Warto jednak pamiętać, że podobne gadżety są dziś bardzo popularne i wielu uczestników konferencji otrzymuje je regularnie. Jeśli więc zależy nam na tym, aby prezent był naprawdę zapamiętany, warto zadbać o dobrą jakość, ciekawy projekt albo wybrać przedmiot, który rzeczywiście przyda się jego właścicielowi. Klasyka jest bezpieczna i stosunkowo łatwa organizacyjnie, ale trudno nią zaskoczyć.
2. Album lub kalendarz - piękna pamiątka związana z miejscem spotkania
Drugim, nadal dość tradycyjnym, ale znacznie bardziej eleganckim rozwiązaniem może być album fotograficzny związany z miejscem, w którym odbywa się konferencja, albo efektownie wydany kalendarz. Jeżeli wydarzenie organizowane jest w Warszawie, Krakowie, Gdańsku, Wrocławiu czy innym atrakcyjnym regionie Polski, warto wykorzystać jego potencjał. Dobrze zaprojektowany album z fotografiami miasta, architektury, krajobrazów lub lokalnych zabytków może być pamiątką, którą uczestnik chętnie zabierze do domu, a później pokaże rodzinie czy współpracownikom.
Podobną funkcję może pełnić wysokiej jakości kalendarz ze zdjęciami Polski lub regionu, w którym odbyło się spotkanie. Tego rodzaju prezent nie tylko przypomina o samej konferencji, lecz również buduje skojarzenie wydarzenia z konkretnym miejscem. W przypadku gości zagranicznych ma to dodatkową wartość: pozwala pokazać Polskę nieco szerzej niż tylko przez hotel, centrum konferencyjne i trasę z lotniska.
3. Książka o Polsce - prezent, który może uczynić organizatorów ambasadorami kraju
Znacznie ciekawszym pomysłem, szczególnie w przypadku konferencji z udziałem gości zagranicznych, jest książka pokazująca Polskę w atrakcyjny i nieoczywisty sposób. Nie kolejny klasyczny przewodnik turystyczny, lecz publikacja opowiadająca o wyjątkowej historii Polski, jej kulturze, ludziach i systemie wartości. Dla wielu zagranicznych uczestników konferencji nasz kraj pozostaje wciąż stosunkowo mało znany. Dobry prezent może więc sprawić, że wyjadą nie tylko ze wspomnieniem udanego wydarzenia, ale także z większą ciekawością Polski i chęcią powrotu - być może właśnie na kolejną konferencję lub zjazd.
W ten sposób organizatorzy sami stają się ambasadorami kraju. W ten nurt wpisuje się dwujęzyczna, polsko-angielska książka „Poland - An Appetite for Poland”, przygotowana specjalnie z myślą o obcokrajowcach i budowaniu pozytywnego wizerunku Polek, Polaków oraz Polski. Wydawca oferuje specjalne warunki dla organizatorów konferencji. Więcej informacji można znaleźć na stronie www.appetiteforlife.pl lub uzyskać, pisząc na ideas@appetiteforlife.pl.
4. Wspólne zdjęcie w eleganckiej oprawie - osobista pamiątka ze spotkania
Bardziej osobistym prezentem może być wspólne zdjęcie uczestników konferencji lub zjazdu, wydrukowane jeszcze podczas wydarzenia i wręczone w estetycznej ramce. Taka pamiątka ma przewagę nad większością standardowych gadżetów: jest bezpośrednio związana z konkretnymi osobami, miejscem i chwilą, dlatego po latach może przywoływać prawdziwe wspomnienia.
Szczególnie dobrze sprawdzi się podczas zjazdów absolwentów, spotkań stowarzyszeń, wydarzeń firmowych czy konferencji organizowanych dla stałej społeczności. Trzeba jednak pamiętać, że taki pomysł wymaga większego przygotowania. Potrzebny jest fotograf, odpowiednio zaplanowany moment wykonania zdjęcia, możliwość szybkiego przygotowania odbitek oraz wcześniejszy zakup ramek lub innych form oprawy. Należy też przemyśleć sposób dystrybucji gotowych fotografii. To już nie jest prezent, który można po prostu zamówić i ustawić przy recepcji.
5. Warsztaty zakończone dyplomem lub własnoręcznie wykonaną pamiątką
Najbardziej angażującym pomysłem jest połączenie prezentu z doświadczeniem. Zamiast wręczać uczestnikom gotowy przedmiot, można zaprosić ich na krótkie warsztaty, podczas których sami coś przygotują. Może to być wspólne gotowanie polskiej potrawy, wykonanie niewielkiego przedmiotu z drewna, malowanie ceramiki, przygotowanie tradycyjnej ozdoby albo inne zajęcia związane z miejscem i kulturą regionu. Na zakończenie uczestnicy zabierają ze sobą wykonany przedmiot, a dodatkowo mogą otrzymać symboliczny dyplom lub certyfikat udziału.
Taka pamiątka zostawia znacznie więcej wspomnień niż standardowy upominek, ponieważ wiąże się z emocjami, rozmowami i wspólnie spędzonym czasem. Jest to jednak rozwiązanie najbardziej wymagające dla organizatorów. Potrzebna jest odpowiednia przestrzeń, prowadzący, materiały i dodatkowy czas w programie. Koszt również będzie zwykle wyższy niż w przypadku kubka czy nawet książki z podpisem autora.
