Jak przygotować salę na szkolenia AI? – praktyczny poradnik

Coraz więcej firm organizuje szkolenia AI. Dobre przygotowanie sali ułatwia naukę, skupienie i współpracę. Sala ma znaczenie, bo wpływa na energię, tempo i komfort całego spotkania. Jeśli działa dobrze, prowadzący może skupić się na merytoryce, a uczestnicy szybciej wchodzą w ćwiczenia i zadają więcej pytań.
 

Wybór sali na szkolenia AI

Przy wyborze sali zwróć uwagę na dogodny dojazd. Dobrze, gdy budynek jest blisko przystanków lub stacji, a w pobliżu działa parking z miejscami dostępnymi przez cały dzień. Zapytaj o miejsca dla gości, wjazd na teren, weryfikację biletu parkingowego i zasady w strefie płatnego parkowania. Sprawdź, czy da się wygodnie rozładować sprzęt przy wejściu, czy jest winda, podjazd i szerokie drzwi. W wiadomości do uczestników dołącz prostą mapkę z wejściem oraz informację, gdzie zaparkować, gdzie są stojaki na rowery i jak trafić do sali z recepcji. To ogranicza spóźnienia i poprawia nastrój na starcie.
 

Przygotowanie przed szkoleniem ze sztucznej inteligencji

Dzień przed szkoleniem ze sztucznej inteligencji wyślij krótką wiadomość do uczestników. Podaj adres, piętro i nazwę sali. Napisz, o której rozpoczyna się rejestracja i o której startuje pierwszy blok. Dołącz mapkę dojazdu opisową lub krótki opis wejścia do budynku. Dodaj cel spotkania w dwóch zdaniach, tak aby każdy wiedział, po co się spotykacie. Dołóż link do materiałów wstępnych oraz informację, czy potrzebny jest własny laptop. Jeśli firma ma polityki logowania lub ograniczenia dostępu do narzędzi, uprzedź o tym i poproś o sprawdzenie dostępu jeszcze przed szkoleniem. Taka zapowiedź zmniejsza liczbę pytań na wejściu i pozwala zacząć punktualnie.

Na miejscu przygotuj prosty punkt powitalny. Na ekranie startowym umieść nazwę wydarzenia, godzinę rozpoczęcia i plan pierwszej godziny. Obok ustaw wodę, kubki i kilka długopisów. Hasło do Wi Fi pokaż w prawym dolnym rogu slajdu oraz na małej kartce przy wejściu. Jeżeli budynek jest rozległy, ustaw jedną dodatkową strzałkę lub kartkę z nazwą sali w holu. Im mniej niepewności na starcie, tym spokojniejszy początek.
 

Układ Sali na szkolenie AI

Dobierz ustawienie do planu dnia. W rozmowie i zadawaniu pytań pomaga układ w podkowę, bo wszyscy widzą siebie nawzajem i łatwiej zadają pytania. W pracy warsztatowej wygodne są stoły w małych grupach, bo zespół ma własną przestrzeń na laptop, notatki i rozmowę. Podczas dłuższych demonstracji dobrze działa ustawienie na wprost ekranu, ponieważ wzrok koncentruje się na prezentacji. Ustal z obsługą sali dwie lub trzy zmiany ustawienia i zarezerwuj na nie konkretne momenty. Odłóż kilka krzeseł na bok, aby szybciej zrobić miejsce przy stołach. Przygotuj taśmę lub skrajnik do szybkiego oznaczenia przejść, jeśli grupa jest liczna. Zapisz w notatkach, które rzędy przesuwacie, żeby nie improwizować w trakcie.
 

Materiały i narzędzia

Udostępnij materiały pod jednym adresem lub w postaci kodu QR. Na pierwszym slajdzie napisz, gdzie znaleźć instrukcje do ćwiczeń i dodatkowe linki. Wydrukuj kilka kompletów materiałów dla osób, które wolą papier. Jeżeli używacie wspólnego dokumentu, przygotuj go wcześniej i nadaj uprawnienia do edycji. Ustal prostą strukturę nazw plików, aby łatwo było je odnaleźć po szkoleniu. W szkoleniach AI i w szerszej kategorii szkolenia sztuczna inteligencja warto dołączyć krótką listę przykładowych promptów i prostych przykładów, które uczestnicy od razu przetestują. Materiały powinny być jasne i krótkie, aby nikt nie szukał informacji podczas zadania.
 

Internet i plan B

Dostęp do internetu podczas szkolenia z wykorzystania sztucznej inteligencji jest niezwykle ważny. Podaj hasło do Wi Fi od razu po wejściu do sali. Nie pozwól, by logowanie zajęło pierwsze dziesięć minut. Jeżeli sieć ma stronę powitalną, uprzedź o tym i pokaż ją na ekranie, żeby każdy wiedział, gdzie kliknąć. Miej gotowy plan na krótką przerwę w łączności. Zrób ćwiczenie offline. Poproś o przygotowanie promptów na kartkach. Omów przykład na ekranie prowadzącego, a wnioski zapisz na flipcharcie. Przygotuj zrzuty ekranu i krótkie opisy, aby pokazać, jak wygląda wynik. Szkolenia sztuczna inteligencja to nie tylko praca w przeglądarce. To również zrozumienie procesu, ustalenie kryteriów oceny i sposób zapisywania rezultatów.
 

Tempo pracy

Na początku pokaż mapę dnia. Powiedz, jakie są cele i co powinno powstać do końca. Prowadź zajęcia w krótkich pętlach: najpierw pokaz, potem zadanie, na koniec rozmowa o wnioskach. Utrzymuj rytm i zapowiadaj zmiany. Mów, ile czasu zostało do końca ćwiczenia. Gdy czas minie, zbierz dwa lub trzy wnioski i przejdź dalej. Nie przeciągaj zadań, które utknęły. Lepiej zostawić temat do powrotu po przerwie. Materiały udostępnij pod jednym adresem lub jako kod QR i przypominaj o tym co jakiś czas, aby nikt nie gubił linku. Przygotuj także kilka wydruków dla chętnych i połóż je w jednym miejscu, aby każdy mógł podejść w dowolnej chwili.
 

Przerwy

Planuj przerwę co sześćdziesiąt do dziewięćdziesięciu minut. Otwórz okna lub przewietrz salę. Zaproś uczestników do krótkiego ruchu, rozprostowania nóg i wymiany wrażeń. Po powrocie przypomnij w jednym zdaniu, co już zrobiliście, i zapowiedz następny krok. Dzięki temu grupa wraca do zadania bez długiego rozbiegu. Jeżeli przerwa się przedłuża, zacznij od krótkiego pytania na rozgrzewkę, na przykład o najciekawszy efekt z poprzedniego ćwiczenia. To porządkuje dzień i ułatwia skupienie. Pamiętaj o wodzie i uzupełniaj zapas w trakcie szkolenia. Małe rzeczy podtrzymują energię.
 

Atmosfera i zasady

Na starcie ustal proste reguły. Pytamy, testujemy, notujemy wnioski. Błędy traktujemy jako część nauki. Zachęć do zadawania pytań w trakcie i w przerwach. Zadbaj o spokojny ton i jasne komunikaty. Powiedz, kiedy planujesz czas na pytania na forum i kiedy można podejść z tematem indywidualnym. Dodaj delikatne elementy identyfikacji wizualnej, na przykład mini planszę z nazwą zespołu i hasło przewodnie spotkania. Uczestnicy czują wtedy, że wydarzenie jest dopracowane i ma jasne ramy. Unikaj długich wstępów. Szybciej przechodź do ćwiczeń, a zasady przypominaj w trakcie pracy.
 

Dostępność i komfort

Zapewnij wygodny dostęp do miejsc dla wszystkich. Zostaw szerokie przejścia oraz miejsce na wózek lub dodatkowy sprzęt. Zarezerwuj stanowisko dla osoby leworęcznej i przygotuj kilka długopisów o różnej grubości. Przygotuj materiały w większej czcionce oraz w wersji elektronicznej. Kontroluj temperaturę i reaguj na prośby. Jeśli ktoś potrzebuje cichszego miejsca podczas ćwiczeń, wskaż mu odpowiedni fragment sali. Jeżeli światło jest bardzo mocne, zasłoń część okien. Jeżeli jest zbyt ciemno, dołóż lampę stojącą, jeśli masz taką możliwość. Małe korekty poprawiają komfort i pomagają skupić się na zadaniach.
 

Hybrydowe szkolenia ze sztucznej inteligencji

Gdy część uczestników szkolenia ze sztucznej inteligencji jest online, ustaw kamerę tak, aby było widać ekran i część sali. Włącz widok galerii podczas dyskusji, aby osoby zdalne mogły zobaczyć prowadzącego i uczestników. Udostępnij dźwięk z prezentacji, jeśli pokazujesz wideo. Wyznacz osobę, która śledzi czat i przekazuje pytania. Mów, kiedy odpowiadasz na pytania z sali, a kiedy z łącza. Zsynchronizuj przerwy, aby nikt nie czekał bez sensu. Po każdym bloku pokaż na chwilę slajd z planem dnia i wskaż, na jakim etapie jesteście. Mów wyraźnie i sprawdzaj, czy osoby zdalne wszystko słyszą. Dzięki temu wszyscy pracują w jednym rytmie i czują się częścią tej samej grupy.
 

Scenariusz dnia

Rozpocznij punktualnie. Przywitaj uczestników i przedstaw cel. Pokaż pierwsze demo na prostym przykładzie. Przejdź do krótkiego ćwiczenia na materiałach z pracy. Zadaj zadanie do wykonania w parach i poproś o krótką prezentację wniosków. Po przerwie obiadowej skup się na case’ach z firmy. Pokaż, jak przełożyć poznane techniki na proces i komunikację. Zatrzymaj się przy jednym przykładzie i przejdź go krok po kroku. Na koniec zaproś zespoły do przygotowania mini projektu i do wskazania jednego kroku na jutro. Podsumuj dzień i przypomnij, gdzie znaleźć materiały. Taki finał daje efekt, z którym łatwo wrócić do biura i zacząć wdrożenie.
 

Po szkoleniu ze sztucznej inteligencji

Wyślij krótkie podsumowanie i link do materiałów tego samego dnia. Zapisz wnioski i podziel się listą pierwszych kroków, które grupa wypracowała w trakcie. Dodaj krótką ankietę o planowanych wdrożeniach i poproś o przykład zastosowania w najbliższym tygodniu. Wróć do tematu za tydzień lub dwa krótką wiadomością. Sprawdź, co już zadziałało i co warto poprawić. Zaproponuj krótki dyżur konsultacyjny online dla chętnych. Dzięki temu uczestnicy mają wsparcie w czasie pierwszych prób.