Spis treści
Przed Tobą wyzwanie – organizacja konferencji biznesowej. Zarówno przygotowanie kameralnej konferencji, jak i sympozjum naukowego wymaga rozpisania istotnych działań organizacyjnych. Jeżeli nie chcesz się zgubić, poznaj 5 kwestii, które zapewnią sukces organizowanego wydarzenia.
Wybór obiektu – dlaczego od tego warto zacząć organizację konferencji?
Każde wydarzenie biznesowe wymaga odpowiedniej oprawy. Nie inaczej jest w przypadku konferencji. Jeśli ma to być na przykład konferencja w górach, warto zacząć od przeglądu oferty bazy konferencyjnej. Składają się na nią głównie ośrodki konferencyjne i hotele. Na co się zdecydować? Kluczowe jest m.in. to, jak długo potrwa konferencja i ilu uczestników weźmie w niej udział.
Planujesz kilkudniową konferencję? Wybierz ciekawie położony hotel w pięknych okolicznościach przyrody. Doświadczenie branżowe sugeruje, aby na etapie poszukiwania obiektu zadać następujące pytania:
- jaka lokalizacja będzie najlepsza dla naszej konferencji – aby wyeliminować trudności w dojeździe i konieczność zapewnienia transportu gości,
- ile osób musi zmieścić się w sali konferencyjnej – Sandra SPA Karpacz proponuje sale konferencyjne, które pomieszczą do 260 osób. Szczegóły znajdziesz na stronie https://www.sandra.karpacz.pl/konferencje
Poczęstunek dla uczestników konferencji – na co koniecznie zwrócić uwagę?
Jak zorganizować konferencję, o której będzie mówiło się jeszcze długo? Każdy plan konferencji zakłada pauzy. Przerwa kawowa to doskonała okazja, aby wymienić się spostrzeżeniami czy po prostu się posilić. Bez względu na temat konferencji musisz zatem uwzględnić poczęstunek pomiędzy kolejnymi przemówieniami prelegentów. Jak dobrać odpowiednią firmę cateringową? Wcale nie musisz tego robić.
W zależności od budżetu, jaki przeznaczysz na organizację wydarzenia, możesz skorzystać z cateringu oferowanego przez hotel. W Sandra SPA Karpacz możemy przygotować dedykowane menu i – w zależności od oczekiwań – kolację bankietową lub regionalną biesiadę.
Zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków i dodatkowych atrakcji
Odpowiednio duża sala konferencyjna i zapewnienie cateringu to zupełne podstawy, ale z pewnością nie wszystko. Konferencja to nie tylko możliwość poszerzenia własnych horyzontów czy określonego działu nauki, ale również czas, w którym można się zrelaksować. Organizacja konferencji to zadanie, podczas realizacji którego należy wziąć pod uwagę potrzeby grupy docelowej w zakresie organizacji czasu wolnego.
W branży konferencyjnej standardem jest zapewnienie uczestnikom dostępu do dodatkowych atrakcji. Co możesz zrobić? Oto kilka pomysłów:
- mając ograniczony budżet, możesz założyć, że kluczowa jest atrakcyjna lokalizacja obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie – najlepiej, aby w pobliżu był malowniczy las, jezioro lub góry, co pozwoli uczestnikom aktywnie spędzić czas na świeżym powietrzu,
- dysponując sporym budżetem, rozważ hotel z salą konferencyjną – zarówno w trakcie wydarzenia, jak i po jego zakończeniu goście będą mogli skorzystać np. ze SPA, basenu czy innych atrakcji.
Droga do organizacji konferencji – jak zadbać o kwestie techniczne?
Jak zorganizować konferencję lub międzynarodowy event? Niezwykle ważnym czynnikiem są kwestie techniczne. O czym musisz pamiętać? Wybierając miejsce konferencji, zwróć uwagę na dostęp do sprzętu. Tego typu wydarzenia wymagają dobrego nagłośnienia. Uczestników, którzy mają przemawiać, może interesować również dostępność projektorów multimedialnych.
W Sandra SPA Karpacz organizacja konferencji nie jest nam obca. Doskonale wiemy, że sprzęt ma ogromne znaczenie i dlatego proponujemy m.in. nowoczesne wyposażenie audio-video oraz profesjonalne nagłośnienie konferencyjne. Bez względu na liczbę uczestników wydarzenia zapewniamy też dostęp do klimatyzacji.
Promocja konferencji i zarezerwowanie sali
Organizacja konferencji wymaga rozpisania budżetu. Trzeba też uwzględnić promocję konferencji w mediach społecznościowych, znalezienie sponsorów oraz dokładne zaplanowanie wydarzenia i rezerwację obiektu. Złożona struktura takiego wydarzenia sprawia, że w pierwszej kolejności warto zadbać o zaplecze. Może się okazać, że salę na konferencję trzeba wynająć z rocznym wyprzedzeniem.
Jako organizator wydarzenia masz niełatwe zadanie. Jednak postępując konsekwentnie i zgodnie z wcześniej opracowanym planem, masz szansę na to, aby w dniu konferencji uniknąć przykrych niespodzianek, przyciągnąć zainteresowanie mediów i na samej konferencji dać się poznać z najlepszej strony.
