Spis treści
Organizacja konferencji podnosi prestiż przedsiębiorstwa lub organizacji i pozwala omówić ważne tematy. Dzięki spotkaniom pracowników z różnych oddziałów tej samej firmy, wystąpieniom naukowców i innych prelegentów konferencje przyciągają wielu zainteresowanych. Organizator wydarzenia jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego miejsca do wygłaszania mów. Ponadto powinien zadbać o posiłki dla uczestników i miejsca noclegowe, jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień. Na co zwrócić uwagę przy wyborze miejsca na organizację konferencji?
Konferencje są organizowane zwykle poza siedzibą firmy lub uczelni. Najczęściej przygotowuje się je w różnych ośrodkach szkoleniowych, hotelach i innych obiektach, które dysponują salami konferencyjnymi na wynajem, miejscami noclegowymi i innymi udogodnieniami. Jak wybrać odpowiednie miejsce na konferencję? Na co zwrócić uwagę, gdy chce się je wynająć?
Sala o wielkości dopasowanej do liczby uczestników
Wielkość sali konferencyjnych jest zróżnicowana. Wśród dostępnych sal znajdują się obiekty o powierzchni niecałych 30 m2 oraz duże sale z osobną sceną i miejscami dla gości rozlokowanymi na ponad 100 m2. Dzięki temu organizator może dopasować wielkość sali do rzeczywistych potrzeb. Uniknie w ten sposób poczucia braku zainteresowania konferencją, które pojawia się w przypadku kameralnych wydarzeń na zbyt dużych salach. Podobnym problemem jest rezerwacja zbyt małej sali, która wiąże się z nadmiernym stłoczeniem gości i prelegentów.
W zależności od wielkości sali na organizatora wydarzenia, prelegentów i innych gości czeka różna liczba krzeseł i stołów. Ponadto sala jest wyposażona w różne potrzebne sprzęty: projektory, nagłośnienie, oświetlenie, tablice itp. Wyposażenie tego typu ułatwia przygotowanie profesjonalnego wydarzenia bez konieczności wynajmowania różnych sprzętów i akcesoriów w innych firmach.
Możliwość zamówienia cateringu i serwisu kawowego
Konferencja trwa z reguły co najmniej kilka godzin. Wiele wydarzeń przedłuża się na kolejne dni. Z tego powodu organizator powinien zapewnić uczestnikom dostęp do serwisu kawowego i cateringu. W zależności od charakteru konferencji może być on płatny lub darmowy. Serwis kawowy i catering może być dostarczany przez właściciela sali konferencyjnej lub przez inną firmę. W przypadku, gdy zewnętrzne przedsiębiorstwo zajmuje się dostarczeniem posiłków i napojów, ważne jest ustalenie, na jakich zasadach odbywa się współpraca pomiędzy obiektem konferencyjnym a firmą cateringową. Istotna jest choćby kwestia ustalenia godzin dostawy posiłków, dostępu do naczyń i sztućców oraz wymogów sanitarnych.
Miejsca noclegowe dla prelegentów i uczestników
Konferencje w Rzeszowie są organizowane nie tylko dla osób, które mieszkają w pobliżu. Często zdarza się, że uczestnicy pochodzą z daleka i by dotrzeć na wydarzenie, pokonują kilkaset kilometrów. Konferencja może również trwać kilka dni. W takich przypadkach konieczne jest zapewnienie miejsc noclegowych dla prelegentów i innych osób, które biorą udział w evencie. Miejsca noclegowe powinny znajdować się w komfortowych pokojach hotelowych z dostępem do pełnego węzła sanitarnego. Dla gości podróżujących w pojedynkę zawsze powinno się przygotować pokoje jednoosobowe, by nikt nie czuł się zakłopotany. Uczestnicy powinni mieć także możliwość wyboru współlokatorów do pokojów wieloosobowych i zamówienia śniadania przed wyjazdem do domu.
