Czym jest KSeF i dlaczego jest ważny?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy system informatyczny, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbiór i archiwizację faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Choć początkowo jego używanie było dobrowolne, to od 1 lutego 2026 roku stanie się on obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów gospodarczych. Najmniejsi podatnicy mogą liczyć na odroczenie do 1 stycznia 2027 roku.
Główne cele i zalety KSeF to:
- eliminacja papierowych faktur i ujednolicenie dokumentacji,
- centralizacja obiegu dokumentów,
- szybszy zwrot VAT (skracany z 60 do 40 dni),
- zwiększenie przejrzystości transakcji B2B,
- wyeliminowanie błędów przy fakturowaniu.
System pozwala na uwierzytelnienie się za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub tokena KSeF. Przedsiębiorcy mogą nadawać uprawnienia pracownikom lub biurom rachunkowym do wystawiania faktur w ich imieniu. Co ważne, KSeF wprowadza jednolitą strukturę logiczną dokumentu, co eliminuje potrzebę stosowania systemów OCR.
Od 2025 roku możliwe będzie również generowanie certyfikatów do wystawiania faktur offline oraz dodawanie załączników do faktur. Do końca 2026 roku nie będzie jeszcze obowiązku wskazywania numeru KSeF przy płatnościach ani odbierania faktur przez KSeF bez zgody odbiorcy.
Warto obejrzeć kompleksowy film wyjaśniający zagadnienia związane z KSeF
Jak wybrać odpowiedni program do faktur zintegrowany z KSeF?
Skoro już wiemy, czym jest KSeF, jak działa i dlaczego jego wdrożenie będzie miało tak istotne znaczenie dla funkcjonowania firm, czas przyjrzeć się praktycznym aspektom wyboru odpowiedniego oprogramowania.
Dostosowanie się do nowych wymogów prawnych to jedno, ale równie ważne jest, by program był funkcjonalny, bezpieczny, wygodny i wspierał codzienną pracę przedsiębiorcy. Poniżej prezentujemy kluczowe cechy, jakie powinien mieć program do wystawiania faktur z KSeF
Intuicyjność i prostota obsługi
Dla wielu przedsiębiorców i freelancerów największą barierą nie jest sam fakt wdrożenia nowej technologii, lecz jej codzienne użytkowanie. Program do fakturowania, nawet jeśli jest zgodny z najnowszymi wymaganiami prawnymi, nie spełni swojej roli, jeśli okaże się nieczytelny, zbyt skomplikowany lub wymagać będzie wielogodzinnych szkoleń. Intuicyjność obsługi to dziś fundament, na którym powinno opierać się nowoczesne oprogramowanie wspierające przedsiębiorcę.
Idealny program powinien być przejrzysty i łatwy do opanowania już przy pierwszym użyciu. Ważne, by działał w przeglądarce internetowej, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania czy wykonywania skomplikowanej konfiguracji. Dobrym rozwiązaniem jest także dostępność gotowych, estetycznych szablonów faktur, które pozwalają błyskawicznie przygotować dokument sprzedaży.
Prostota obsługi nabiera szczególnego znaczenia w mikrofirmach, gdzie faktury często wystawia właściciel firmy, który nie ma czasu ani zasobów, by wdrażać się w złożone systemy. Intuicyjne narzędzie skraca czas obsługi dokumentów, redukuje stres i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: rozwijaniu biznesu.
Pełna zgodność z KSeF
Jedną z najważniejszych cech programu do fakturowania jest jego pełna zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur. Tylko wtedy użytkownik może mieć pewność, że wszystkie wystawiane dokumenty będą zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi, co zabezpiecza firmę przed konsekwencjami wynikającymi z błędów formalnych. Kluczowe jest, aby program był zintegrowany z systemem KSeF w sposób automatyczny, dzięki czemu możliwe będzie sprawne i bezproblemowe przesyłanie faktur do systemu Ministerstwa Finansów.
Niezwykle istotna jest również możliwość generowania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML, ponieważ tylko taki format jest akceptowany w ramach KSeF. Dodatkowo, program powinien umożliwiać użytkownikowi autoryzację poprzez zaufane i bezpieczne metody, takie jak profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub specjalny token KSeF.
Warto pamiętać, że nie wszystkie dostępne na rynku narzędzia są dostosowane do najnowszych regulacji. Wybierając oprogramowanie, należy sprawdzić, czy producent zapewnia jego aktualizację w odpowiedzi na zmiany legislacyjne. Tylko wtedy można mieć pewność, że system będzie funkcjonował zgodnie z przepisami również po ich nowelizacji.
Bezpieczeństwo danych
W dobie cyfrowej transformacji ochrona danych stanowi fundament zaufania do każdego systemu informatycznego. Dotyczy to zwłaszcza danych wrażliwych, takich jak faktury i informacje kontrahentów. Program do fakturowania zintegrowany z KSeF musi gwarantować ich bezpieczeństwo na każdym etapie przetwarzania.
Kluczowe znaczenie ma zastosowanie szyfrowania transmisji danych – np. poprzez protokół SSL – co chroni przed przechwyceniem informacji przez osoby trzecie. Równie istotne jest regularne tworzenie kopii zapasowych w chmurze, które zabezpieczają firmę na wypadek awarii lub utraty sprzętu. Funkcja przywracania danych powinna być prosta i dostępna dla użytkownika w każdej chwili.
Zgodność z RODO to natomiast nie tylko obowiązek prawny, ale też dowód, że twórcy oprogramowania poważnie traktują kwestie prywatności i danych osobowych. Warto upewnić się, że polityka prywatności programu została dostosowana do aktualnych regulacji europejskich.
Dostęp i responsywność
Dostępność programu na różnych urządzeniach to obecnie standard, a w przypadku niektórych branż wręcz konieczność. Przedsiębiorcy działający w terenie, np. przedstawiciele handlowi, serwisanci czy właściciele małych punktów usługowych, potrzebują szybkiego i stabilnego dostępu do systemu fakturowania z poziomu smartfona lub tabletu.
Dobrze zaprojektowany program powinien działać płynnie na każdym ekranie, bez względu na jego rozmiar. Interfejs musi być responsywny i dostosowywać się do urządzenia użytkownika, a aplikacja mobilna – jeśli jest oferowana – powinna pozwalać na wystawianie faktur, dodawanie kosztów oraz przeglądanie raportów bez potrzeby logowania się na komputerze.
Dostęp mobilny to nie tylko wygoda, ale również większa efektywność pracy – dokument można wystawić od razu po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, co przyspiesza proces płatności i porządkuje dokumentację.
Wsparcie techniczne i edukacja użytkowników
Wdrażanie systemu zgodnego z KSeF może początkowo budzić niepokój, zwłaszcza wśród osób, które nie mają doświadczenia z elektronicznym obiegiem dokumentów. Dlatego istotne jest, aby dostawca oprogramowania oferował nie tylko narzędzie, ale też realne wsparcie w jego użytkowaniu.
Dobry program powinien zapewniać użytkownikom szybki dostęp do pomocy technicznej – zarówno telefonicznej, jak i mailowej – a także udostępniać materiały edukacyjne. Praktyczne webinary, tutoriale wideo czy artykuły w centrum pomocy znacząco przyspieszają proces nauki i pomagają unikać błędów.
Świetnym przykładem zaangażowania w edukację jest cykl "Kawa z Faktura.pl", gdzie eksperci tłumaczą najważniejsze aspekty funkcjonowania systemu oraz odpowiadają na pytania przedsiębiorców. Takie inicjatywy budują zaufanie i pokazują, że za oprogramowaniem stoi realna pomoc, a nie tylko technologia.
To nie musi być koszmar
Wdrożenie KSeF nie musi być koszmarem. Klucz leży w wyborze odpowiedniego oprogramowania, które nie tylko spełni wymogi prawne, ale również usprawni codzienną pracę firmy.
Rekomendujemy rozwiązanie takie jak Faktura.pl. To program, który spełnia wszystkie wymienione wyżej wymagania - to strzał w dziesiątkę dla MŚP, biur rachunkowych i samozatrudnionych.
Kiedy wybierasz program do fakturowania, nie kieruj się tylko reklamą czy ceną. Postaw na funkcjonalności, intuicyjność, zgodność z KSeF i wsparcie, które pozwoli Twojej firmie funkcjonować bez zakłóceń w nowej rzeczywistości cyfrowej.
