Jak wyposażyć salę konferencyjną?

Jednym z najważniejszych komponentów dobrze wyposażonej sali konferencyjnej jest dostęp do nowoczesnego sprzętu audiowizualnego. Ciężko sobie wyobrazić współczesny kongres, szkolenie, audyt czy firmowy bilans okresowy, bez wykorzystania prezentacji multimedialnych, slajdów czy podcastów. Wyposażając pomieszczenie konferencyjno-szkoleniowe, warto zainwestować w wysokiej jakości cyfrowe projektory i rzutniki o wysokiej rozdzielczości.

Coraz bardziej popularny jest montaż podsufitowy tego typu urządzeń, zapewniający lepszą jakość odbioru bez utraty powierzchni konferencyjnej. Duże znaczenie ma również jakość wyświetlacza czy monitora, gdzie przyjmowana jest zasada, że im większa przekątna tym lepiej dla odbiorców. Najchętniej wybierane są wielkopowierzchniowe monitory LED, zapewniające dobrą jakość obrazu i energooszczędność.

Z doświadczeń organizatorów wynika, że najchętniej wybierane są sale konferencyjne, które oferują jednocześnie dostęp do światła dziennego jak i możliwość całkowitego zaciemnienia pomieszczenia na czas prezentacji multimedialnych czy transmisji streamingowych.

Światło dzienne jest bardzo pożądane w trakcie szkoleń i długotrwałych rozmów negocjacyjnych, kilka godzin spędzonych przy sztucznym oświetleniu może okazać się bardzo nużące. Większość szkoleń i spotkań edukacyjnych wymagających od słuchaczy sporządzania notatek, lepiej sprawdza się w pomieszczeniach z dostępem do dziennego światła.

Spotkania firmowe, odczyty edukacyjne oraz wszelkiego rodzaju konferencje i kursy pracownicze wymagają dobrej jakości nagłośnienia.

Konferencje, audyty i prelekcje realizowane przy użyciu niskiej klasy systemów nagłaśniających, potrafią bardzo szybko zniechęcić słuchaczy.

Moc głośników, ich rozmieszczenie i zastosowane rozwiązania, powinny być wprowadzane zgodnie z warunkami i możliwościami akustycznymi pomieszczenia.

Zupełnie inne systemy będą obecne w mniejszych salach szkoleniowo-warsztatowych, a inne w dużych salach kongresowych przeznaczanych dla kilkuset słuchaczy.

Wspomniane wcześniej urządzenia audiowizualne, informatyczne i nagłośnieniowe, wymagają wcześniejszego rozplanowania podłączeń, co pozwoli uniknąć plątaniny przewodów utrudniających komunikację.

Często przewody, gniazda i podłączenia, prowadzone są w specjalnych szynach i kanałach kablowy, co w dużym stopniu ułatwia organizację wszystkich urządzeń. Dobrym rozwiązaniem jest również możliwie jak największe zastosowanie połączeń bezprzewodowych.

Organizator konferencji, może wtedy korzystać z własnych zasobów zgromadzonych na laptopie bądź smartfonie, przesyłając je do rzutnika, drukarki czy bezpośrednio na ekran.

Wyposażając salę konferencyjną, trzeba zadbać o możliwość przygotowania różnorodnych modeli ustawienia stolików. Małe sale przeznaczone do kameralnych spotkań, najlepiej sprawdzają się z dużym stołem prezydialnym, gdzie komfortowo można prowadzić negocjacje i narady. Duże sale kongresowe powinny dawać więcej możliwości.

Ustawienie teatralne pozwala zgromadzić w pomieszczeniu największą liczbę słuchaczy, warto jednak zadbać o wyposażenie sali w kompaktowe stoły, co pozwoli szybko przygotować układ szkolny, warsztatowy czy ustawić stoły w podkowę, zgodnie z charakterem spotkania i oczekiwaniami organizatorów.

Największe powierzchniowo sale konferencyjno-kongresowe, mogą zostać wyposażone w nowoczesne systemy ścian przesuwnych z poliwęglanu lub dźwiękoszczelnych.

Organizatorzy wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i konferencji, szukając odpowiedniego pomieszczenia, w pierwszej kolejności zwracają uwagę na wygląd sali konferencyjnej.

Dlatego też ważnym elementem jest wybór odpowiedniego wystroju, stonowanych kolorów i umeblowania, które zapewni dobre wrażenie na wybierających lokalizację konferencji.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że nawet najbardziej wyrafinowane, ale niezbyt wygodne meble, mogą zepsuć całkowity odbiór organizowanego eventu. Komfort słuchaczy i uczestników konferencyjnych jest bardzo ważny, dlatego krzesła i siedziska, powinny charakteryzować się nie tylko walorami wizualnymi, ale również zapewniać wygodę w trakcie długotrwałych spotkań i pokazów.

Ważnym detalem, na który zwraca się uwagę przy wyborze sali konferencyjno-szkoleniowej, są możliwości cateringowe i obsługa gastronomiczna.

Jeżeli w budynku, lub najbliższej okolicy pomieszczeń konferencyjnych nie ma restauracji, warto podjąć współpracę z firmą cateringową, która zapewnia różnorodne formy poczęstunku.

Sale konferencyjne posiadają specjalnie wydzieloną część gastronomiczną, gdzie można przeprowadzać przerwy kawowe, a organizacja bankietu, przyjęcia czy obiadu biznesowego może podnieść atrakcyjność oferty konferencyjnej.

Szkolenia i kursy firmowe urozmaicone ciepłym napojem i słodką przekąską, mogą zachęcać organizatorów.

Przygotowując oferty konferencyjne, trzeba mieć na uwadze, że oprócz profesjonalnie wyposażonej sali, ważne są wszystkie usługi dodatkowe. Uczestnicy spotkań firmowych oczekują między innymi dostępu do urządzeń biurowych, dobrej jakości stabilnego Internetu, nowoczesnych rozwiązań informatycznych, takich jak przesył materiałów na prywatne urządzenia mobilne, możliwości rejestracji video czy bezpośredniej transmisji spotkania w sieci.

W zależności od charakteru pomieszczeń konferencyjnych, można je doposażyć w różnorodne urządzenia i wyposażenie ponadstandardowe, decydując się na takie rozwiązania jak kabiny tłumaczeń symultanicznych, stoły modularne z wewnętrznym zasilaniem czy ścianki wystawiennicze większość tego typu nowoczesnych dodatków jest wysoko oceniana przez najemców.